Jak se zbavit věčného odkládání úkolů.

18.03.2018

Znáte to, přijdete do práce, dáte si kávu a prolistujete došlou poštou. Kouknete na hodiny a ono je 10 hodin dopoledne. Jak?!? A zrovna dnes musíte ještě stihnout tolik věcí a mezi nimi i dopsání zprávy o vývoji nového produktu. Chybí vám obrázek. Hm, tak si ho vyhledám to nemůže zabrat moc dlouho. Najednou se vás kolega zeptá, zda i vy jdete na oběd. Jak?!?

Pokud tedy i vy patříte mezi ty, kteří si všechno nechají raději na poslední chvíli, a to určitě schválně protože pod stresem pracujete mnohem efektivněji! mám pro vás dobrou zprávu. Vyhledala jsem pro vás několik tipů, které opravdu fungují a mohou vám zjednodušit život.

1. Přehledně si vše zaznamenávejte do kalendáře.

2. Využijte vizuálního seznamu Todo-today.

3. Rozlišujte podstatné od nepodstatného.  

4. Naučte se delegovat práci.


Přehledně si vše zaznamenávejte do kalendáře

Pokud vám unikají podstatné detaily, jako je platnost smluv, prodlužování předplatného, zapomněli jste předat podklady kolegovy nebo zapomněli na výročí s vaší drahou polovičkou. Není nic jednoduššího než si IHNED všechno zapsat. Já osobně tvrdím, že co si nezapíši, to nevím.

Pokud jste milovníci papíru, je to v pořádku, ale já doporučuji některý z vymakaných nástrojů, který se sám připomene a může být i na několik let.

Nástroje pro správu času

Google kalendář je internetový kalendář pro správu času (setkání, události, výročí, úkoly), který není problém sdílet s rodinou či kolegy. Díky nastavení můžete dostávat sms připomínky nebo e-maily. 

Je propojený s dalšími službami od Googlu jako Gmail a Disk. Velkou výhodou je možnost jeho provázání s dalšími nástroji, jako je např. Asana.

Asana je nástroj pro náročnější a slouží pro správu a řízení projektů. Můžete vkládat jednotlivé úkoly nebo celé zakázky. Umožní vám, klientům, ale i třeba kolegům uchovat si přehled o zadaných úkolech, postupu jejich plnění  nebo o vzniklých komplikacích.

Trello je nástroj sloužící jako virtuální nástěnka (princip todo-listu) jak pro jednotlivce, tak pro celé týmy. Tento nástroj je extrémně jednoduchý, rychlý a zdarma. Funguje na principu karet, do kterých je možné vkládat jednotlivé kroky úkolu nebo třeba obrázky. Tento nástroj jsem si opravdu oblíbila, je úžasně jednoduchý a využívám ho jako nástěnku pro nápady na psaní článků nebo jako nákupní seznam, který sdílím s partnerem.

Všechny nástroje jsou v základních verzích zdarma a je možné si jako aplikaci do mobilu, která se synchronizuje s verzí ve vašem počítač.


Využijte vizuálního seznamu Todo-today

Klasické seznamy úkolů jsou pro náš mozek děsivé. Často je jich hodně a my se nemůžeme rozhodnout, kde začít. Logicky začneme od toho nejlehčího (i já to s oblibou dělám). Protože čím těžší úkol, tím větší averzi k němu máme.

Averzi k úkolům můžete snížit pomocí tzv. listu Todo-today. Tento postup je ucelená metoda pro správu každodenních úkolů. 

Jak funguje tento malý zázrak? Na bílý papír náhodným způsobem přesně rozepište úkoly, které chcete stihnout. Pokud vás čeká nějaký větší úkol, neváhejte si ho rozepsat na menší, protože tomu se zaručeně budete vyhýbat co nejefektivněji (např. napsat knihu -> napsat jeden odstave, atd.). Dalším krokem je barevné označení priorit  (vysoká priorita, střední priorita, nízká priorita). Posledním krokem je pospojování jednotlivých úkolů, jak si myslíte, že to pro vás bude nejvhodnější.

A hurá už můžete začít odškrtávat.

Pokud jste milovníci moderní technologie i na tuto metodu existuje krásný program.

Coggle je lehce ovladatelný nástroj pro vytváření myšlenkových map. Je bezplatný a můžete využít svého Gmailového účtu ke sdílení map či exportu do formátů PNG nebo PDF.

Rozlišení podstatného od nepodstatného 

Rozhodování, který úkol máme zrovna udělat nás může vést k rozhodovací paralýze (neschopnost se rozhodnout). V klidu se zamyslete nad klíčovými úkoly, které musíte vykonat a před ostatními práskněte dveřmi. Tím mnohem zmenšíte rozptyl úkolů, mezi kterými se musíte rozhodovat a tím se sníží i rozhodovací paralýza.

I když to může znamenat, že některé úkoly jste odložily, absence stresu z rozhodování vám to usnadní. A když budete bez stresu zvládnete toho ještě mnohem více, než jste si naplánovali.

Naučte se delegovat práci

Pokud mohou práci udělat jiní rychleji a lépe, ať ji udělají. Než abyste se dostali do situace, kdy vám opět budou hořet termíny, protože jste se zasekli na nepodstatném vyhledávání informací, kterých je internet přesycen, raději tuto část přenechte jiným. A svůj čas věnujte kvalitě své práce, kterou potřebujete dodělat.

Jednou z možností je i využít služeb, které vám jako virtuální asistentka mohu nabídnout.


Zdroj: LUDWIG, Petr. Konec prokrastinace: jak přestat odkládat a začít žít naplno. V Brně: Jan Melvil, 2013. Briquet. ISBN 978-80-87270-51-6.

Autor: Monika Slováčková


Odebírat novinky

Přihlášení k odběru novinek